Déclaration de confidentialité

Le présent document constitue la politique de confidentialité de Viapass (ci-après « Viapass », « nous », « notre » ou « nos »). Viapass s’engage à protéger vos données à caractère personnel. La présente politique de confidentialité a pour but de vous informer sur le traitement des données à caractère personnel dans le cadre des activités de Viapass, y compris le traitement effectué par l’intermédiaire du site internet de Viapass et/ou en ligne. La présente politique de confidentialité doit être lue conjointement avec notre politique en matière de cookies, qui peut être consultée ici.

La présente politique de confidentialité peut être modifiée, par exemple dans le cadre de nouvelles fonctionnalités du site internet ou pour se conformer à de nouvelles obligations légales, contractuelles ou administratives. Nous vous encourageons donc à consulter régulièrement cette politique de confidentialité. Les changements importants seront annoncés sur notre site. La présente politique de confidentialité a été modifiée pour la dernière fois le 5 février 2025.

1. Qui est responsable du traitement de vos données à caractère personnel ?

Viapass est le responsable du traitement de vos données à caractère personnel. Viapass est une entité interrégionale de droit belge, dont le siège social est situé rue de Koninck 40, boîte 19 à 1080 Bruxelles, et qui est inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0558.940.031.

2. Quand la présente politique de confidentialité s’applique-t-elle ?

La présente politique de confidentialité s’applique lorsque vous visitez notre site internet, nos bureaux, interagissez avec notre personnel ou postulez à un emploi chez nous. Une politique de confidentialité plus spécifique peut s’appliquer à d’autres traitements de données à caractère personnel. Si vous n’êtes pas d’accord avec le contenu de la présente politique de confidentialité, veuillez ne pas utiliser le site.

3. Quelles sont les données à caractère personnel que nous collectons ?

Nous collectons vos données aux fins décrites au titre 4 de la présente politique de confidentialité. Vous nous fournissez certaines de ces données directement à l’adresse, par exemple par le biais de formulaires sur notre site internet, avec votre carte de visite ou dans vos échanges de courriels avec nous, ou nous obtenons ces données par le biais de cookies sur nos sites. Parfois, nous recevons vos données indirectement, de la part de tiers ou de sources publiques telles que les médias sociaux ou les bases de données publiques. Nous distinguons différents types de données à caractère personnel :

1. Utilisateurs

Lorsque vous êtes un utilisateur de Viapass, nous traitons des données telles que :

• Vos données d’identification (nom, adresse, lieu et date de naissance, nationalité, copie des documents d’identification du véhicule, numéros de téléphone, lieu de résidence, signature, adresse électronique, coordonnées sur les médias sociaux)
• Vos coordonnées professionnelles (telles que le nom de l’entreprise, la fonction ou le mandat)
• Données d’utilisation : informations sur les interactions et les communications que vous avez avec nous, telles que votre utilisation de notre site ou les questions que vous nous posez, ou d’autres données à caractère personnel que vous nous fournissez et qui sont nécessaires pour répondre à votre question
• Données techniques : nous avons besoin de ces données techniques pour assurer le bon fonctionnement de notre communication électronique.

2. Candidats

Lorsque vous postulez à un poste chez nous (en ligne ou hors ligne), nous traitons des données telles que votre nom, vos coordonnées, votre CV, votre correspondance avec Viapass, d’autres documents que vous nous fournissez et des données que nous pouvons obtenir à votre sujet auprès de chasseurs de têtes, d’agences pour l’emploi, d’agences de sélection, d’associations d’étudiants et/ou d’universités, ainsi que dans les médias sociaux ou d’autres sources publiques.

3. Destinataires des messages marketing

Lorsque vous vous inscrivez à nos lettres d’information ou à nos événements, nous traitons des données à caractère personnel telles que votre nom, le nom de votre entreprise, votre fonction, votre numéro de téléphone, votre adresse électronique, votre langue de préférence et les informations que nous recevons de nos fournisseurs de services d’envoi pour savoir si vous avez ouvert notre lettre d’information et/ou cliqué sur les liens contenus dans la lettre d’information. Pour de plus amples informations sur l’utilisation des cookies, voir notre Politique en matière de cookies.

4. Autres contacts

Lorsque vous nous contactez, nous traitons les données à caractère personnel suivantes (qui dépendent en partie des données à caractère personnel que vous nous fournissez vous-même) :

• Vos données d’identification (nom, adresse, lieu et date de naissance, nationalité, copie des documents d’identité, numéros de téléphone, lieu de résidence, signature, adresse électronique, coordonnées sur les médias sociaux) ;
• Vos coordonnées professionnelles (telles que le nom de l’entreprise, la fonction ou le mandat) ;
• Données d’utilisation : informations sur les interactions et les communications que vous avez avec nous, telles que votre utilisation de notre site ou les questions que vous nous posez, ou d’autres données à caractère personnel que vous nous fournissez et qui sont nécessaires pour répondre à votre demande ;
• Données techniques : nous avons besoin de ces données techniques pour assurer le bon fonctionnement de notre communication électronique, comme votre adresse IP.

Lorsque vous naviguez sur notre site internet ou visitez nos canaux de médias sociaux, nous traitons les données à caractère personnel que nous recevons des fournisseurs de cookies et des réseaux de médias sociaux concernant votre activité sur notre site ou sur nos pages, telles que les détails du profil du compte de médias sociaux en ligne que vous utilisez pour nous contacter, votre adresse IP, les pages que vous consultez, le navigateur que vous utilisez, les sites que vous avez visités auparavant, votre préférence linguistique et l’heure et la durée de votre visite. De plus amples informations sur l’utilisation des cookies par Viapass peuvent être trouvées dans notre politique en matière de cookies.

Lorsque vous participez à nos événements, nous traitons des données telles que votre nom, le nom de votre entreprise, votre fonction, votre adresse électronique, votre adresse, vos numéros de téléphone, les photos et les vidéos prises de vous pendant l’événement, et si vous souhaitez une preuve de votre participation.

Lorsque vous nous donnez votre carte de visite ou que nous recevons vos coordonnées d’une autre manière, nous traitons des données telles que le nom, le nom de l’entreprise, la fonction, l’adresse, le numéro de téléphone et l’adresse électronique.

4. Pourquoi collectons-nous ces données, et quelle est la base juridique du traitement ?

Nous traitons des données à caractère personnel pour diverses raisons, en ne traitant à chaque fois que les données nécessaires pour atteindre notre objectif. Nous collectons les données à caractère personnel ci-dessus :

1. Protéger nos bureaux

Lorsque vous fournissez des services dans nos bureaux en tant que (collaborateur d’un) sous-traitant, nous traitons également vos données à caractère personnel à des fins de gestion des fournisseurs et de gestion des litiges (le cas échéant). Le traitement de vos données à caractère personnel est fondé sur l’exécution du contrat conclu avec vous ou sur notre intérêt légitime à sauvegarder nos intérêts financiers, le cas échéant, dans le cadre d’un litige.

2. Pour traiter vos demandes dans le cadre de notre objet social, de nos obligations et de nos pouvoirs en matière de tarification routière des poids lourds

Lorsque vous visitez notre site pour recueillir ou demander des informations sur nos activités de tarification routière, nous avons besoin de votre identification et de vos coordonnées. Nous n’utilisons les informations que nous recevons de votre part dans ce contexte que pour vous fournir les informations demandées, de la manière que vous préférez. Le traitement de vos données à caractère personnel est fondé sur l’exécution du contrat conclu avec vous, les missions d’intérêt public confiées à Viapass, les obligations légales auxquelles Viapass est soumise ou notre intérêt légitime à exécuter nos tâches et compétences au mieux de nos facultés (à cet égard, voir également le point 2).

3. Pour vous informer de nos tâches et activités.

Nous pouvons traiter vos données à caractère personnel pour vous informer de notre objectif social, de nos tâches et de nos compétences, afin que nous puissions vous informer sur des questions que nous pensons susceptibles de vous intéresser. Nous pouvons également vous inviter à des événements. Nous pouvons le faire par écrit ou par voie électronique. Nous utilisons également vos données à caractère personnel pour les lettres d’information auxquelles vous vous inscrivez. Vous ne recevrez des communications par courrier électronique que si vous avez donné votre consentement explicite, dans la mesure où cela est nécessaire. Nous pouvons également analyser votre comportement de navigation et de lecture et créer un contenu pour nos sites internet ou nos lettres d’information qui réponde à vos besoins. Pour ce faire, nous enregistrons vos visites ainsi que les activités qui s’y déroulent,par exemple la consultation des pages ou au fait de cliquer sur des liens. Cela nous permet également de vous faciliter l’accès aux informations que vous recherchez.

Si vous êtes (l’interlocuteur d’) un utilisateur ou une partie contractante de Viapass, étant donné notre relation avec vous, nous avons intérêt à vous informer et nous supposons que vous souhaitez être tenu informé. Si vous ne souhaitez plus recevoir nos lettres d’information ou nos invitations, vous pouvez facilement vous désinscrire en cliquant sur le bouton de désinscription situé au bas de chaque courriel ou en nous contactant directement.

Dans ce cas, le traitement de vos données à caractère personnel est basé sur les tâches d’intérêt public assignées à Viapass ou sur les intérêts légitimes de Viapass (soft opt-in) pour tenir ses utilisateurs informés de nos activités. Vous pouvez vous opposer à tout moment au traitement de vos données à caractère personnel à cette fin, à moins que le traitement ne soit fondé sur une mission d’intérêt public de Viapass. Si vous n’êtes pas (l’interlocuteur d’un) utilisateur ou partie contractante de Viapass, nous traitons ces données sur la base de votre consentement. Vous êtes libre de choisir de nous fournir vos données à caractère personnel à cette fin, et vous pouvez retirer votre consentement à tout moment.

4. Pour traiter votre demande de candidature.

Lorsque vous postulez à un poste chez nous (en ligne ou hors ligne), nous traitons des données à caractère personnel telles que votre nom, vos coordonnées, votre CV, les notes obtenues pendant vos études, votre correspondance avec Viapass, d’autres documents que vous nous fournissez et des données que nous pouvons obtenir à votre sujet auprès de chasseurs de têtes, d’agences pour l’emploi, d’agences de sélection, d’associations d’étudiants et/ou d’universités, ainsi que dans les médias sociaux ou d’autres sources publiques. Vos données de candidature ne sont accessibles qu’aux personnes qui ont besoin d’y accéder dans le cadre de leurs fonctions. À aucun moment nous ne partageons vos données de candidature avec des agences ou des personnes qui ne font pas partie de Viapass, à moins que vous n’y consentiez explicitement.

Le traitement de vos données à caractère personnel à ces fins est fondé sur votre consentement ou sur votre demande de prendre des mesures préalables à la conclusion d’un contrat. Vous êtes libre de nous fournir vos données à caractère personnel à cette fin, et vous pouvez vous opposer à ce traitement et/ou retirer votre consentement à tout moment.

Vos données à caractère personnel seront supprimées au plus tard six mois après la conclusion de la procédure de candidature (ou en cas de candidature spontanée : six mois après votre candidature spontanée), à moins que vous ne donniez votre accord pour que vos données à caractère personnel soient conservées dans notre base de données de recrutement.

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment.

5. Qui a accès à vos données à caractère personnel ?

Toutes les données à caractère personnel sont gérées par Viapass. Au sein de Viapass, les données ne sont accessibles qu’aux personnes qui ont besoin d’y accéder dans le cadre de leurs fonctions.

Viapass peut divulguer des données à caractère personnel à des prestataires de services tiers et à d’autres parties exécutant certains services (de traitement) en notre nom, par exemple :

• Les fournisseurs de traitement agissant en notre nom (c’est-à-dire les partenaires, fournisseurs, sous-traitants, prestataires de services externes engagés par Viapass…) tels que les fournisseurs de logiciels, les sites d’événements, les sociétés de sécurité. Viapass conclut un accord de sous-traitance avec les parties qui ont accès aux données à caractère personnel pour l’exécution de leurs services ;
• Prestataires de services informatiques fournissant une assistance technique
• Autorités de contrôle et autres autorités : dans certains cas, nous pouvons divulguer vos données à caractère personnel aux autorités de contrôle, à la police, à la justice ou à d’autres autorités si nous estimons que nous sommes tenus de le faire en vertu des lois et règlements applicables ou sur la base d’une autre demande ou d’un autre ordre légitime ;
• Avocats et conseillers externes : dans certains cas, nous pouvons divulguer vos données à caractère personnel (y compris votre correspondance électronique) à des avocats et conseillers externes si cela est nécessaire pour nous conseiller ou pour faire valoir nos droits ou les vôtres ;
• Parties intervenant dans la procédure judiciaire (partie adverse, huissiers, tribunaux, notaires, comptables [désignés par le tribunal], experts…) ;
• Comptables, experts-comptables, courtiers d’assurance et assureurs de Viapass.

Dans certains cas, nous utilisons des données anonymes et agrégées pour des rapports externes. Ces données ne peuvent jamais être rattachées à une personne en particulier.

À aucun moment nous ne vendons ou ne louons vos données à des entreprises ou des individus qui ne font pas partie de Viapass. Nous considérons vos données comme des informations confidentielles.

Si nous devions transférer des données à caractère personnel à des tiers, nous le ferions par le biais d’une communication explicite, en expliquant au tiers les objectifs du transfert et du traitement. Lorsque la loi l’exige, nous demandons votre consentement explicite. Vous avez également toujours la possibilité de vous y opposer.

6. Viapass traite-t-elle vos données à caractère personnel en dehors de l’Espace économique européen (EEE) ?

En principe, Viapass s’efforce de ne pas traiter les données à caractère personnel en dehors de l’EEE. Exceptionnellement, certaines données peuvent être stockées ou transférées en dehors de l’Espace économique européen (EEE) aux fins décrites ci-dessus. Ces transferts peuvent être effectués par l’intermédiaire de prestataires de services situés en dehors de l’EEE, ou les données peuvent être stockées sur un serveur situé en dehors de l’EEE, ou les données peuvent être accessibles depuis l’extérieur de l’EEE.

À cet égard, Viapass s’engage à assurer un niveau de protection approprié et adéquat de vos données, notamment en s’appuyant sur une décision d’adéquation au titre de l’article 45 du RGPD pour le pays vers lequel les données sont transférées, en concluant des clauses contractuelles types au titre de l’article 46, paragraphe 2, du RGPD, ou par d’autres garanties appropriées prévues au chapitre V du RGPD.

Si vous avez des questions sur le transfert de vos données à caractère personnel en dehors de l’EEE, veuillez envoyer une demande d’information datée et signée à Viapass (voir les coordonnées au titre 11).

7. Qu’en est-il des liens vers d’autres sites internet et médias sociaux ?

Le site internet de Viapass contient des liens (par exemple, par le biais d’hyperliens, de plug-ins de médias sociaux, de liens vers des plates-formes de médias sociaux) vers d’autres sites internet, fournis par d’autres entreprises ou par des médias sociaux. Viapass n’est pas responsable du traitement des données à caractère personnel sur ces sites, et la présente politique de confidentialité ne s’applique pas à ces sites. Viapass vous encourage à vérifier les politiques de confidentialité de ces sites ou médias sociaux.

Sur notre site internet, vous pouvez partager du contenu avec LinkedIn et Facebook ou regarder des vidéos sur YouTube. Lorsque vous utilisez ces fonctions de plug-in de médias sociaux (par exemple, le bouton de partage), les informations relatives à votre utilisation sont transmises directement par votre navigateur au réseau de médias sociaux concerné. Si vous êtes déjà inscrit(e) sur un réseau de médias sociaux lors de votre visite sur notre site, l’opérateur de ce réseau de médias sociaux peut attribuer la visite par l’intermédiaire des plug-ins de médias sociaux à votre compte personnel. Si vous n’êtes pas encore membre d’un réseau de médias sociaux, les réseaux de médias sociaux peuvent quand même recevoir et stocker votre adresse IP et des informations sur le navigateur et le système d’exploitation que vous utilisez par l’intermédiaire des plug-ins de médias sociaux.

Si vous partagez du contenu de notre site directement sur la page des médias sociaux, vos données à caractère personnel seront visibles par les visiteurs de ces médias sociaux. Pour connaître l’étendue et l’objectif de la collecte des données, le traitement ultérieur et l’utilisation des données par les réseaux de médias sociaux, ainsi que les informations sur les droits et les paramètres permettant de protéger votre vie privée, veuillez consulter les politiques de confidentialité de ces réseaux de médias sociaux (disponibles ici : Facebook, LinkedIn et YouTube).

8. Comment sécurisons-nous vos données à caractère personnel ?

Viapass prend des mesures de sécurité raisonnables pour protéger vos données à caractère personnel contre la destruction, la perte, l’altération ou tout autre traitement non autorisé. Nos collaborateurs sont formés pour traiter correctement les données confidentielles. Nous avons à notre service des personnes pour assurer la sécurité de notre infrastructure et nous achetons des services spécialisés qui assurent la sécurité de notre infrastructure informatique. En outre, nous utilisons toutes sortes de mesures techniques pour protéger vos données à caractère personnel. En cas de fuite de données ayant des conséquences négatives sur vos données à caractère personnel, vous serez personnellement informé(e) dans les situations prévues par la loi.

9. Pendant combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous ne conserverons pas vos données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles elles sont traitées, en tenant compte de toute obligation légale de conservation. La durée de conservation peut donc varier en fonction de la finalité. À l’expiration des périodes de conservation applicables, les données à caractère personnel seront complètement anonymisées ou supprimées. Ainsi, les données des utilisateurs qui nous contactent sont conservées jusqu’à 24 mois après le dernier contact opérationnel entre nous.

10. Quels sont vos droits ?

Vous disposez d’un certain nombre de droits concernant le traitement de vos données à caractère personnel. Vous avez le droit :

• de demander l’accès gratuit à vos données à caractère personnel traitées par Viapass et d’en recevoir une copie ;
• demander la rectification de vos données si vous pensez qu’elles sont incorrectes ;
• de demander l’effacement de vos données ou la limitation de leur traitement ;
• de vous opposer à tout moment au traitement de vos données à caractère personnel, sans justification dans le cas du marketing direct, ou avec justification dans les autres cas ;
• de demander la portabilité de vos données ;
• de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques à votre égard ou l’affectant de manière significative d’une autre manière ;
• de déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle, à savoir l’Autorité belge de protection des données. L’Autorité peut être contactée par lettre à l’adresse suivante : rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, et par courrier électronique à l’adresse suivante : contact@apd-gba.be.

Si le traitement de vos données à caractère personnel est fondé sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment. Le retrait de votre consentement n’affecte pas la légalité du traitement fondé sur le consentement avant votre retrait.

Vous pouvez envoyer votre demande datée et signée sur la base des droits susmentionnés à dpo_office@viapass.be ou par lettre à Viapass - rue de Koninck 40, boîte 19, 1080 Bruxelles. Viapass ne peut pas traiter votre demande sans preuve de votre identité. Il convient de noter que la législation en vigueur peut prévoir des exceptions ou imposer des conditions à l’exercice des droits susmentionnés.

11. Des questions ?

Si vous avez des questions sur notre politique de confidentialité ou si vous souhaitez nous contacter pour modifier vos données, nous sommes toujours prêts à vous fournir une réponse appropriée. Vous pouvez nous contacter par courriel, par écrit ou par téléphone en utilisant les coordonnées ci-dessous. Vous pouvez également déposer une plainte par ce biais, que nous traiterons correctement dans les plus brefs délais. Si vous n’êtes pas satisfait(e) de notre réponse, vous pouvez également contacter les autorités, et plus particulièrement, l’Autorité de protection des données (APD). Les coordonnées sont disponibles sur leur site internet.

Nos coordonnées :
Viapass
Rue de Koninck 40, boîte 19
1080 Bruxelles
Courriel : dpo_office@viapass.be