Privacyverklaring

Dit is het Privacybeleid van Viapass (hierna "Viapass", "wij", "onze" of "ons"). Viapass verbindt zich ertoe uw persoonsgegevens te beschermen. Dit Privacybeleid is bedoeld om u te informeren over de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de activiteiten van Viapass, inclusief de verwerking die plaatsvindt via de website van Viapass en/of online. Dit Privacybeleid moet worden gelezen in samenhang met ons Cookiesbeleid, die u hier terugvindt.

Dit Privacybeleid kan worden gewijzigd, bijvoorbeeld in verband met nieuwe functies op de website of om te voldoen aan nieuwe wettelijke, contractuele of administratieve verplichtingen. Wij raden u daarom aan dit Privacybeleid regelmatig te raadplegen. Belangrijke wijzigingen zullen worden aangekondigd op onze website. Dit Privacybeleid is voor het laatst gewijzigd op 05/02/2025.

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

Viapass is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Viapass is een interregionale entiteit naar Belgisch recht, met maatschappelijke zetel te De Koninckstraat 40 bus 19 te 1080 Brussel en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 0558.940.031.

2. Wanneer is dit Privacybeleid van toepassing?

Dit Privacybeleid is van toepassing wanneer u een bezoek brengt aan onze website, onze kantoren, contact heeft met onze medewerkers of bij ons solliciteert. Een specifieker privacybeleid kan van toepassing zijn op andere verwerkingen van persoonsgegevens. Indien u niet akkoord gaat met de inhoud van dit Privacybeleid, verzoeken wij u vriendelijke geen gebruik te maken van de website.

3. Welke persoonsgegevens verzamelen we?

We verzamelen uw gegevens voor de doeleinden, zoals uiteengezet in titel 4 van dit Privacybeleid. U geeft een aantal van deze gegevens rechtstreeks aan ons door – bijvoorbeeld via formulieren op onze website, met uw visitekaartje, of in uw e-mailverkeer met ons, of we verkrijgen deze gegevens via cookies op onze websites. Soms ontvangen wij uw gegevens indirect, van derden of uit openbare bronnen zoals uit sociale media of openbare databanken. We onderscheiden verschillende types persoonsgegevens:

1. Gebruikers

Wanneer u een gebruiker bent van Viapass verwerken wij gegevens zoals:

• Uw identificatiegegevens (zoals naam, adres, geboorteplaats- en datum, uw nationaliteit, kopieën van voertuigidentificatiedocumenten, uw telefoonnummers, woonplaats, handtekening, uw e-mailadres, uw contactgegevens op sociale media)
• Uw beroepsgegevens (zoals bedrijfsnaam, functie of mandaat)
• Gebruiksgegevens: informatie over interacties en communicatie die u met ons voert, zoals uw gebruik van onze website of vragen die u ons zou stellen of andere door u verstrekte persoonsgegevens die nodig zijn om uw vraag te kunnen beantwoorden
• Technische gegevens: deze technische gegevens hebben we nodig om onze elektronische communicatie vlot te laten verlopen.

2. Sollicitanten

Wanneer u voor een functie bij ons solliciteert (zowel online als offline), verwerken wij gegevens zoals uw naam, contactgegevens, cv, uw correspondentie met Viapass, andere documenten die u ons verstrekt en gegevens die wij over u kunnen verkrijgen van headhunters, uitzendkantoren, selectiebureaus, studentenverenigingen en/of universiteiten, en uit sociale media of andere openbare bronnen.

3. Ontvangers van marketingberichten

Wanneer u zich inschrijft voor onze nieuwsbrieven of onze evenementen verwerken wij persoonsgegevens zoals uw naam, bedrijfsnaam, functie, telefoonnummer, e-mailadres, uw voorkeurtaal en de informatie die wij van onze mailingleveranciers ontvangen over of u onze nieuwsbrief hebt geopend en/of u op links in de nieuwsbrief hebt geklikt. Voor meer informatie over hoe wij cookies gebruiken, zie ons Cookiebeleid.

4. Andere contacten

Wanneer u contact met ons opneemt, verwerken wij volgende persoonsgegevens (weliswaar mede afhankelijk van de persoonsgegevens die u onszelf verstrekt):

• Uw identificatiegegevens (zoals naam, adres, geboorteplaats- en datum, uw nationaliteit, kopieën van identificatiedocumenten, uw telefoonnummers, woonplaats, handtekening, uw e-mailadres, uw contactgegevens op sociale media);
• Uw beroepsgegevens (zoals bedrijfsnaam, functie of mandaat);
• Gebruiksgegevens: informatie over interacties en communicatie die u met ons voert, zoals uw gebruik van onze website of vragen die u ons zou stellen of andere door u verstrekte persoonsgegevens die nodig zijn om uw vraag te kunnen beantwoorden;
• Technische gegevens: deze technische gegevens hebben we nodig om onze elektronische communicatie vlot te laten verlopen, zoals uw IP-adres.

Wanneer u op onze website surft of onze socialemediakanalen bezoekt, verwerken wij persoonsgegevens die wij ontvangen van cookieproviders en socialemedianetwerken over uw activiteit op onze website of op onze pagina’s, zoals profielgegevens van de online socialemedia-account waarmee u contact met ons opneemt, uw IP-adres, de pagina’s die u bezoekt, de browser die u gebruikt, de sites die u eerder heeft bezocht, uw taalvoorkeur en het tijdstip en de duur van uw bezoek, Meer informatie over het gebruik van cookies door Viapass vindt u in ons Cookiebeleid.

Wanneer u onze evenementen bezoekt, verwerken wij gegevens zoals uw naam, bedrijfsnaam, functie, e-mailadres, adres, telefoonnummers, foto’s en video’s die tijdens het evenement van u worden gemaakt, en of u bewijs van deelname wenst.

Wanneer u ons uw visitekaartje geeft of als wij op een andere manier uw contactgegevens ontvangen, verwerken wij gegevens zoals naam, bedrijfsnaam, functie, adres, telefoonnummer en e-mailadres.

4. Waarom verzamelen we deze gegevens en wat is de rechtsgrond voor de verwerking?

We verwerken persoonsgegevens om verschillende redenen, waarbij we telkens alleen de gegevens verwerken die noodzakelijk zijn om ons doel te bereiken. We verzamelen bovenstaande persoonsgegevens:

1. Om onze kantoren te beschermen

Wanneer u als (medewerker van een) aannemer diensten verricht in onze kantoren, verwerken wij uw persoonsgegevens ook voor leveranciersbeheer en (eventueel) geschillenbeheer. De verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op de uitvoering van de overeenkomst met u of op ons gerechtvaardigde belang om onze financiële belangen te vrijwaren in kader van een (eventueel) geschil.

2. Om uw vragen in het kader van ons maatschappelijk doel, taken en bevoegdheden inzake de kilometerheffing voor vrachtwagens te verwerken

Wanneer u onze website bezoekt om informatie over onze activiteiten inzake de kilometerheffing wenst te verzamelen of aan te vragen, hebben we uw identificatie- en contactgegevens nodig. De informatie die we in dat kader van u ontvangen, gebruiken we uitsluitend om u de gevraagde informatie te bezorgen, op de door u gewenste manier. De verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op de uitvoering van de overeenkomst met u, de taken van algemeen belang die aan Viapass zijn opgedragen, de wettelijke verplichtingen waaraan Viapass is onderworpen, of ons gerechtvaardigd belang om onze taken en bevoegdheden zo goed mogelijk uit te voeren (zie in dat verband, ook punt 2).

3. Om u te informeren over onze taken en activiteiten.

We kunnen uw persoonsgegevens verwerken om u te informeren over ons maatschappelijk doel, taken en bevoegdheden, zodat we u kunnen informeren over zaken waarvan we denken dat die voor u interessant zijn. Wij kunnen u ook uitnodigen voor evenementen. Dat kunnen we zowel schriftelijk als elektronisch doen. We gebruiken uw persoonsgegevens ook voor de nieuwsbrieven waarvoor u intekent . U zal alleen communicatie per e-mail ontvangen als u hiervoor uw expliciete toestemming heeft gegeven, voor zover die vereist is. We kunnen ook uw surf- en leesgedrag analyseren en content maken voor onze websites of nieuwsbrieven die bij uw wensen past. Dit doen we door uw bezoeken te registreren, met de activiteiten die er plaatsvinden. Denk aan het bekijken van pagina’s of op links klikken. Zo kunnen we u ook gemakkelijker toegang geven tot de informatie die u zoekt.

Als u (een contactpersoon van) een gebruiker of contractspartij van Viapass bent, hebben wij er, gezien onze relatie met u, belang bij u te informeren en gaan wij ervan uit dat u op de hoogte gehouden wilt worden. Als u onze nieuwsbrieven of uitnodigingen niet meer wilt ontvangen, kunt u zich eenvoudig afmelden via de afmeldknop onderaan elke e-mail of u kunt rechtstreeks contact met ons opnemen.

De verwerking van uw persoonsgegevens is in dit geval gebaseerd op de taken van algemeen belang die aan Viapass zijn opgedragen of op de gerechtvaardigde belangen van Viapass (soft opt-in) om haar gebruikers op de hoogte te houden van onze activiteiten. U kunt op elk moment bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor dit doel, tenzij de verwerking gebaseerd op de taak van algemeen belang van Viapass. Als u geen (contactpersoon van een) gebruiker of contractspartij van Viapass bent, verwerken wij deze gegevens op basis van uw toestemming. Het staat u vrij om ervoor te kiezen uw persoonsgegevens voor dit doel aan ons te verstrekken en u kunt uw toestemming op elk moment intrekken.

4. Om uw sollicitatie-aanvraag te behandelen.

Wanneer u voor een functie bij ons solliciteert (zowel online als offline), verwerken wij persoonsgegevens zoals uw naam, contactgegevens, cv, tijdens uw opleiding behaalde cijfers, uw correspondentie met Viapass, andere documenten die u ons verstrekt en gegevens die wij over u kunnen verkrijgen van headhunters, uitzendkantoren, selectiebureaus, studentenverenigingen en/of universiteiten, en uit sociale media of andere openbare bronnen. Uw sollicitatiegegevens zijn alleen toegankelijk voor personen die daar in functie van hun taken toegang toe moeten hebben. Op geen enkel moment delen we uw sollicitatiegegevens met instanties of personen die geen deel uitmaken van Viapass, tenzij u daar expliciet mee instemt.

De verwerking van uw persoonsgegevens voor deze doeleinden is gebaseerd op uw toestemming of uw verzoek om stappen te ondernemen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst. Het staat u vrij uw persoonsgegevens voor dit doel aan ons te verstrekken en u kunt op elk moment bezwaar maken tegen deze verwerking en/of uw toestemming intrekken.

Uw persoonsgegevens worden ten laatste 6 maanden na het afsluiten van de sollicitatieprocedure (of in geval van spontane sollicitatie: 6 maanden na uw spontane sollicitatie) verwijderd, tenzij u toestemming geeft om uw persoonsgegevens in onze wervingsdatabase te bewaren.

U kunt uw toestemming op elk moment intrekken.

5. Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?

Alle persoonsgegevens worden beheerd door Viapass. Binnen Viapass zijn de gegevens alleen toegankelijk voor personen die daar in functie van hun taken toegang toe moeten hebben.

Viapass kan persoonsgegevens bekendmaken aan derde dienstverleners en aan andere partijen die namens on bepaalde (verwerkings)diensten uitvoeren, zoals:

• Verwerkers die namens ons optreden (d.w.z. partners, leveranciers, onderaannemers, externe dienstverleners die door Viapass worden ingeschakeld…) zoals softwareleveranciers, eventlocaties, beveiligingsfirma’s, … Viapass sluit een verwerkersovereenkomst met de partijen die voor de uitvoering van hun diensten toegang hebben tot persoonsgegevens;
• IT-dienstverleners die technische ondersteuning bieden
• Toezichthoudende autoriteiten en andere overheden: in bepaalde gevallen mogen wij uw persoonsgegevens doorgeven aan toezichthoudende autoriteiten, politie, gerechtelijke of andere overheden indien wij van mening zijn dat wij daartoe verplicht zijn op basis van de toepasselijke wet- en regelgeving of op basis van een ander rechtmatig verzoek of bevel;
• Externe advocaten en adviseurs: in bepaalde gevallen kunnen wij uw persoonsgegevens (inclusief uw e-mailcorrespondentie) doorgeven aan advocaten en externe adviseurs indien dit noodzakelijk is om ons advies te geven of om onze of uw rechten te behartigen;
• Partijen die tussenkomen in gerechtelijke procedures (tegenpartij, deurwaarders, rechtbanken, notarissen, accountants, (door de rechtbank aangewezen) deskundigen,…);
• Boekhouders, accountants, verzekeringsmakelaars en verzekeraars van Viapass.

In sommige gevallen gebruiken we anonieme, geaggregeerde gegevens voor externe rapportering. Deze gegevens zijn nooit terug te brengen naar een bepaald individu.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren we uw gegevens aan ondernemingen of personen die geen deel uitmaken van Viapass. We beschouwen uw gegevens als vertrouwelijke informatie.

Indien we op andere wijze persoonsgegevens aan derden zou geven, dan gebeurt dit met een expliciete communicatie, waarin toelichting wordt gegeven over de derde, de doeleinden van de doorgifte en verwerking. Waar wettelijk vereist, vragen we uw uitdrukkelijke toestemming. U hebt ook steeds de mogelijkheid tot verzet.

6. Verwerkt Viapass uw persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER)?

In principe streeft Viapass ernaar om geen persoonsgegevens te verwerken buiten de EER. Uitzonderlijk kunnen sommige gegevens worden opgeslagen of doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte (EER) voor hierboven beschreven doeleinden. Het is mogelijk dat deze doorgifte plaatsvindt via dienstverleners die buiten de EER zijn gevestigd of dat de gegevens worden opgeslagen op een server buiten de EER, of dat de gegevens toegankelijk zijn van buiten de EER.

In dit verband verbindt Viapass zich ertoe een passend en toereikend beschermingsniveau voor uw gegevens te waarborgen, met name door zich te beroepen op een adequaatheidsbesluit krachtens artikel 45 van de AVG voor het land waarnaar de gegevens worden doorgegeven, door standaardcontractbepalingen te sluiten krachtens artikel 46, lid 2, van de AVG, of door andere passende waarborgen waarin hoofdstuk V van de AVG voorziet.

Als u vragen heeft over de doorgifte van uw persoonsgegevens buiten de EER, kunt u een gedateerd en ondertekend verzoek om informatie sturen naar Viapass (zie contactgegevens onder titel 11).

7. Wat met links naar andere websites en sociale media?

De website van Viapass bevat verwijzingen (bijvoorbeeld via hyperlinks, socialmediaplug-ins, links naar socialemediaplatforms) naar andere websites, die worden aangeboden door andere bedrijven of door sociale media. Viapass is niet verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via deze websites, noch is dit Privacybeleid van toepassing op deze websites. Viapass raadt u aan het Privacybeleid van deze websites of sociale media te controleren.

Op onze website kunt u inhoud delen met Linkedin en Facebook of video’s bekijken via Youtube. Wanneer u deze functies van de socialemediaplug-in gebruikt (bijvoorbeeld de knop "delen", ...), wordt informatie over uw gebruik rechtstreeks door uw browser aan het betrokken socialemedianetwerk doorgegeven. Als u tijdens uw bezoek aan onze website al bij een socialemedianetwerk bent geregistreerd, kan de exploitant van dat socialemedianetwerk het bezoek via de socialemedia-plug-ins aan uw persoonlijke account toewijzen. Als u nog geen lid bent van een socialemedianetwerk, is het nog steeds mogelijk dat de socialemedianetwerken uw IP-adres en informatie over de browser en het besturingssysteem dat u gebruikt via de socialemediaplug-ins ontvangen en opslaan.

Als u inhoud van onze website rechtstreeks deelt op de pagina van de sociale media, zijn uw persoonsgegevens zichtbaar voor de bezoekers van deze sociale media. Voor de omvang en het doel van de gegevensverzameling en de verdere verwerking en het gebruik van gegevens door socialemedianetwerken en informatie over rechten en instellingen ter bescherming van uw privacy verwijzen wij naar het Privacybeleid van deze socialemedianetwerken (hier beschikbaar: Facebook, LinkedIn en YouTube).

8. Hoe beveiligen we uw persoonsgegevens?

Viapass neemt redelijke veiligheidsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, wijziging of enige andere ongeoorloofde verwerking. Onze medewerkers worden opgeleid om correct om te gaan met vertrouwelijke gegevens. We hebben personen in dienst die instaan voor de veiligheid van onze infrastructuur en we nemen gespecialiseerde diensten af die zorgen voor de veiligheid van onze IT-infrastructuur. Bovendien gebruiken we allerlei technische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen. Mocht er zich een gegevenslek voordoen met ongunstige gevolgen voor uw persoonsgegevens, dan wordt u persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.

9. Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

We zullen uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk bewaren voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt, rekening houdende met eventuele wettelijke bewaarplichten. De bewaartermijn kan dus per doel verschillen. Na afloop van de toepasselijke bewaartermijnen worden persoonsgegevens volledig geanonimiseerd of verwijderd. Zo worden Gebruikersgegevens wanneer u contact met ons opneemt voor maximaal 24 maand na het laatste operationele contact tussen ons bewaard.

10. Wat zijn uw rechten?

U hebt een aantal rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. U heeft het recht :

• om vrije toegang te vragen tot uw persoonsgegevens die door Viapass worden verwerkt en een kopie ervan te ontvangen;
• om de correctie te vragen van uw gegevens als u denkt dat de gegevens onjuist zijn;
• om te vragen dat uw gegevens gewist worden of de verwerking ervan beperkt;
• om u op elk moment te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, zonder motivering in het geval van direct marketing, of met opgave van redenen in andere gevallen;
• om de overdraagbaarheid van uw gegevens te vragen;
• om niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, gebaseerd besluit waaraan voor hem rechtsgevolgen zijn verbonden of dat hem anderszins in aanmerkelijke mate treft.;
• om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit, namelijk de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit. De autoriteit is bereikbaar per brief op Drukpersstraat 35, te 1000 Brussel, en per e-mail op het volgende adres: contact@apd-gba.be.

Indien de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op uw toestemming, kunt u uw toestemming op elk moment intrekken. De intrekking van uw toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking op basis van toestemming vóór uw intrekking.

U kunt uw gedateerde en ondertekende verzoek op basis van bovenstaande rechten richten aan dpo_office@viapass.be of per brief aan Viapass - De Koninckstraat 40 bus 19 te 1080 Brussel. Viapass kan uw verzoek niet behandelen zonder bewijs van uw identiteit. Merk op dat de toepasselijke wetgeving uitzonderingen kan voorzien of voorwaarden kan opleggen voor de uitoefening van de bovenstaande rechten.

11. Vragen?

Heeft u vragen over ons Privacybeleid of wilt u ons contacteren om uw gegevens te wijzigen, dan staan we altijd klaar om een passend antwoord te bieden. U kan ons via e-mail, schriftelijk of telefonisch bereiken via onderstaande contactgegevens. Via deze weg kunt u ook een klacht indienen die we zo snel mogelijk correct behandelen. Indien u niet tevreden zou zijn over onze reactie, kunt u ook terecht bij de overheid en meer bepaald bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA). De contactgegevens staan op hun website.

Onze contactgegevens:
Viapass
De Koninckstraat 40, bus 19
1080 Brussel
Email: dpo_office@viapass.be