Datenschutzerklärung

Dies ist die Datenschutzrichtlinie von Viapass (nachstehend „Viapass“, „wir“, „uns“, „unser(e)“ usw.). Viapass verpflichtet sich, Ihre personenbezogenen Daten zu schützen. Diese Datenschutzrichtlinie soll Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Aktivitäten von Viapass informieren, einschließlich der Verarbeitung, die über die Website von Viapass oder online erfolgt. Diese Datenschutzrichtlinie ist in Verbindung mit unserer Cookie-Richtlinie zu lesen.

Diese Datenschutzrichtlinie kann geändert werden, z. B. im Zusammenhang mit neuen Funktionen auf der Website oder zur Erfüllung neuer gesetzlicher, vertraglicher oder administrativer Verpflichtungen. Wir empfehlen Ihnen daher, diese Datenschutzrichtlinie regelmäßig zu lesen. Wichtige Änderungen werden auf unserer Website bekannt gegeben. Diese Datenschutzrichtlinie wurde zuletzt am 05.02.2025 geändert.

1. Wer ist für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich?

Der für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Verantwortliche ist Viapass. Viapass ist eine interregionale Einrichtung nach belgischem Recht mit Sitz in De Koninckstraat 40, Postfach 19, 1080 Brüssel und bei der Zentralen Datenbank der Unternehmen unter der Nummer 0558.940.031 eingetragen.

2. Wann gilt diese Datenschutzrichtlinie?

Diese Datenschutzrichtlinie gilt, wenn Sie unsere Website oder unsere Büros besuchen, mit unseren Mitarbeitern in Kontakt stehen oder sich bei uns um eine Stelle bewerben. Für andere Verarbeitungen personenbezogener Daten kann eine spezifischere Datenschutzrichtlinie gelten. Wenn Sie mit dem Inhalt dieser Datenschutzrichtlinie nicht einverstanden sind, bitten wir Sie, die Website nicht zu nutzen.

3. Welche personenbezogenen Daten erheben wir?

Wir erheben Ihre Daten für die in Abschnitt 4 dieser Datenschutzrichtlinie aufgeführten Zwecke. Einige dieser Daten stellen Sie uns direkt zur Verfügung – zum Beispiel über Formulare auf unserer Website, mit Ihrer Visitenkarte oder in Ihrem E-Mail-Verkehr mit uns – oder wir erhalten diese Daten über Cookies auf unseren Websites. Manchmal erhalten wir Ihre Daten indirekt von Dritten oder aus öffentlichen Quellen, wie z. B. aus sozialen Medien oder öffentlichen Datenbanken. Wir unterscheiden verschiedene Arten von personenbezogenen Daten:

1. Nutzer

Wenn Sie Viapass nutzen, verarbeiten wir Daten wie etwa die folgenden:

• Daten zu Ihrer Identifizierung (wie Name, Adresse, Geburtsort und -datum, Ihre Staatsangehörigkeit, Kopien von Fahrzeugausweisen, Ihre Telefonnummern, Wohnort, Unterschrift, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Kontaktdaten in sozialen Medien),
• Ihre beruflichen Angaben (z. B. Firma, Position oder Mandat),
• Nutzungsdaten: Informationen über Interaktionen und die Kommunikation mit uns, z. B. Ihre Nutzung unserer Website oder Fragen, die Sie an uns richten, oder andere von Ihnen bereitgestellte personenbezogene Daten, die zur Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich sind,
• technische Daten, die wir für den reibungslosen Ablauf unserer elektronischen Kommunikation benötigen.

2. Bewerber

Wenn Sie sich bei uns um eine Stelle bewerben (sowohl online als auch offline), verarbeiten wir Daten wie Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten, Ihren Lebenslauf, Ihre Korrespondenz mit Viapass, andere Dokumente, die Sie uns zur Verfügung stellen, sowie Daten, die wir von Headhuntern, Arbeitsvermittlungsagenturen, Auswahlagenturen, Studentenverbänden und/oder Universitäten sowie aus sozialen Medien oder anderen öffentlichen Quellen über Sie erhalten.

3. Empfänger von Werbebotschaften

Wenn Sie unseren Newsletter abonnieren oder sich für unsere Veranstaltungen anmelden, verarbeiten wir personenbezogene Daten wie Ihren Namen, den Namen Ihres Unternehmens, Ihre Position, Ihre Telefonnummer, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre bevorzugte Sprache und die Informationen, die wir von unseren Versanddienstleistern darüber erhalten, ob Sie unseren Newsletter geöffnet und auf Links im Newsletter geklickt haben. Weitere Informationen darüber, wie wir Cookies verwenden, finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

4. Sonstige Kontakte

Wenn Sie mit uns in Kontakt treten, verarbeiten wir die folgenden personenbezogenen Daten (teilweise davon abhängig, welche personenbezogenen Daten Sie uns selbst übermitteln):

• Daten zu Ihrer Identifizierung (wie Name, Adresse, Geburtsort und -datum, Ihre Staatsangehörigkeit, Kopien von Ausweispapieren, Ihre Telefonnummern, Wohnort, Unterschrift, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Kontaktdaten in sozialen Medien),
• Ihre beruflichen Angaben (z. B. Firma, Position oder Mandat),
• Nutzungsdaten: Informationen über Interaktionen und die Kommunikation mit uns, z. B. Ihre Nutzung unserer Website oder Fragen, die Sie an uns richten, oder andere von Ihnen bereitgestellte personenbezogene Daten, die zur Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich sind,
• technische Daten, die wir für den reibungslosen Ablauf unserer elektronischen Kommunikation benötigen, z. B. Ihre IP-Adresse.

Wenn Sie auf unserer Website surfen oder unsere Social-Media-Kanäle besuchen, verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir von Cookie-Anbietern und sozialen Netzwerken über Ihre Aktivitäten auf unserer Website oder auf unseren Seiten erhalten, z. B. Profildaten des Online-Social-Media-Kontos, das Sie zur Kontaktaufnahme mit uns verwenden, Ihre IP-Adresse, die von Ihnen besuchten Seiten, den von Ihnen verwendeten Browser, die von Ihnen zuvor besuchten Websites, Ihre Spracheinstellung sowie den Zeitpunkt und die Dauer Ihres Besuchs. Weitere Informationen über die Verwendung von Cookies durch Viapass finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

Wenn Sie an unseren Veranstaltungen teilnehmen, verarbeiten wir Daten wie Ihren Namen, den Namen Ihres Unternehmens, Ihre Position, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Adresse, Ihre Telefonnummern, während der Veranstaltung aufgenommene Fotos und Videos von Ihnen sowie Angaben darüber, ob Sie eine Teilnahmebescheinigung wünschen.

Wenn Sie uns Ihre Visitenkarte geben oder wir anderweitig Ihre Kontaktdaten erhalten, verarbeiten wir Daten wie Name, Firma, Position, Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse.

4. Warum erheben wir diese Daten und auf welcher Rechtsgrundlage erfolgt die Verarbeitung?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten aus verschiedenen Gründen, wobei wir jeweils nur die Daten verarbeiten, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Wir erheben die oben genannten personenbezogenen Daten:

1. zum Schutz unserer Büros

Wenn Sie in unseren Büros als (Angestellter eines) Auftragnehmer(s) Dienstleistungen erbringen, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auch für das Lieferantenmanagement und ggf. für das Streitbeilegungsmanagement. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beruht auf der Erfüllung des Vertrags mit Ihnen oder auf unserem berechtigten Interesse, im Falle eines Rechtsstreits unsere finanziellen Interessen zu wahren.

2. zur Bearbeitung Ihrer Anfragen im Rahmen unseres Unternehmenszwecks, unserer Pflichten und Befugnisse in Bezug auf die Lkw-Maut

Wenn Sie unsere Website besuchen, um Informationen über unsere Mauterhebungsaktivitäten zu erlangen oder anzufordern, benötigen wir Angaben zu Ihrer Identifizierung und Ihre Kontaktdaten. Die Informationen, die wir in diesem Zusammenhang von Ihnen erhalten, verwenden wir nur, um Ihnen die gewünschten Informationen auf die von Ihnen gewünschte Weise zukommen zu lassen. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beruht auf der Erfüllung des Vertrags mit Ihnen, auf den Viapass übertragenen Aufgaben von öffentlichem Interesse, auf den gesetzlichen Verpflichtungen, denen Viapass unterliegt, oder auf unserem berechtigten Interesse, unsere Aufgaben und Zuständigkeiten bestmöglich zu erfüllen (siehe hierzu auch Punkt 2).

3. um Sie über unsere Aufgaben und Aktivitäten zu informieren

Wir können Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, um Sie über unseren gesellschaftlichen Zweck, unsere Aufgaben und Befugnisse zu informieren und Sie über Themen auf dem Laufenden zu halten, von denen wir glauben, dass sie für Sie von Interesse sein könnten. Wir können Sie auch zu Veranstaltungen einladen. Dies kann auf schriftlichem oder elektronischem Weg erfolgen. Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten auch für die von Ihnen abonnierten Newsletter. Sie erhalten nur dann Mitteilungen per E-Mail, wenn Sie, soweit erforderlich, Ihre ausdrückliche Zustimmung gegeben haben. Wir können auch Ihr Surf- und Leseverhalten analysieren und Inhalte für unsere Websites oder Newsletter erstellen, die Ihren Interessen entsprechen. Hierzu zeichnen wir Ihre Besuche und Ihre Aktivitäten auf, z. B. welche Seiten Sie anzeigen oder welche Links Sie anklicken. Auf diese Weise können wir Ihnen auch den Zugang zu den gesuchten Informationen erleichtern.

Wenn Sie ein (Ansprechpartner bei einem) Nutzer oder Vertragspartner von Viapass sind, haben wir in Bezug auf unsere Beziehung zu Ihnen ein Interesse daran, Sie zu informieren, und gehen davon aus, dass Sie informiert werden möchten. Wenn Sie unsere Newsletter oder Einladungen nicht mehr erhalten möchten, können Sie diese ganz einfach über die Schaltfläche Abmelden am Ende jeder E-Mail abbestellen oder Sie können sich direkt an uns wenden.

In diesem Fall beruht die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf den Viapass übertragenen Aufgaben von öffentlichem Interesse oder auf den berechtigten Interessen von Viapass (soft Opt-in), unsere Nutzer über unsere Aktivitäten zu informieren. Sie können der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu diesem Zweck jederzeit widersprechen, es sei denn, die Verarbeitung beruht auf einer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe von Viapass. Wenn Sie kein (Ansprechpartner bei einem) Nutzer oder Vertragspartner von Viapass sind, verarbeiten wir diese Daten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung. Es steht Ihnen frei, uns Ihre personenbezogenen Daten zu diesem Zweck zur Verfügung zu stellen, und Sie können Ihre Zustimmung jederzeit widerrufen.

4. um Ihre Bewerbung zu bearbeiten

Wenn Sie sich bei uns um eine Stelle bewerben (sowohl online als auch offline), verarbeiten wir personenbezogene Daten wie Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten, Ihren Lebenslauf, Ihre Ausbildungsergebnisse, Ihre Korrespondenz mit Viapass, andere Dokumente, die Sie uns zur Verfügung stellen, sowie Daten, die wir von Headhuntern, Arbeitsvermittlungsagenturen, Auswahlagenturen, Studentenverbänden und/oder Universitäten sowie aus sozialen Medien oder anderen öffentlichen Quellen über Sie erhalten. Ihre Bewerbungsdaten sind nur den Personen zugänglich, die im Rahmen ihrer Aufgaben darauf zugreifen müssen. Ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung geben wir Ihre Bewerbungsdaten niemals an Agenturen oder Personen weiter, die nicht zu Viapass gehören.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu diesen Zwecken erfolgt auf der Grundlage Ihrer Einwilligung oder Ihres Ersuchens, Schritte zur Anbahnung eines Vertrags zu unternehmen. Es steht Ihnen frei, uns Ihre personenbezogenen Daten zu diesem Zweck zur Verfügung zu stellen, und Sie können einer solchen Verarbeitung jederzeit widersprechen oder Ihre Einwilligung widerrufen.

Ihre personenbezogenen Daten werden spätestens 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens (bzw. im Falle einer Initiativbewerbung 6 Monate nach Eingang Ihrer Initiativbewerbung) gelöscht, es sei denn, Sie erklären sich damit einverstanden, dass Ihre personenbezogenen Daten in unserer Bewerberdatenbank gespeichert werden.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.

5. Wer hat Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten?

Alle personenbezogenen Daten werden von Viapass verwaltet. Innerhalb von Viapass haben nur die Personen Zugang zu den Daten, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.

Viapass kann personenbezogene Daten an Drittdienstleister und andere Parteien weitergeben, die bestimmte (Verarbeitungs-)Dienstleistungen in unserem Namen erbringen, zum Beispiel:

• in unserem Auftrag handelnde Auftragsverarbeiter (d. h. Partner, Lieferanten, Unterauftragnehmer, von Viapass beauftragte externe Dienstleister usw.), z. B. Softwarelieferanten, Veranstaltungsorte, Sicherheitsunternehmen usw. Viapass schließt mit den Parteien, die zur Erbringung ihrer Dienstleistungen Zugang zu personenbezogenen Daten haben, einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab,
• IT-Dienstleister, die technische Unterstützung leisten,
• Aufsichtsbehörden und andere Behörden: In bestimmten Fällen können wir Ihre personenbezogenen Daten an Aufsichtsbehörden, Polizei-, Justiz- oder andere Behörden weitergeben, wenn wir der Meinung sind, dass wir nach den geltenden Gesetzen und Vorschriften oder auf der Grundlage einer anderen rechtmäßigen Anfrage oder Anordnung dazu verpflichtet sind,
• externe Anwälte und Berater: In bestimmten Fällen können wir Ihre personenbezogenen Daten (einschließlich Ihrer E-Mail-Korrespondenz) an Anwälte und externe Berater weitergeben, wenn dies erforderlich ist, um uns zu beraten oder unsere oder Ihre Rechte wahrzunehmen,
• Verfahrensbeteiligte (gegnerische Partei, Gerichtsvollzieher, Gerichte, Notare, Wirtschaftsprüfer, (vom Gericht bestellte) Sachverständige usw.),
• Buchhalter, Wirtschaftsprüfer, Versicherungsmakler und Versicherer von Viapass.

In einigen Fällen verwenden wir anonyme, aggregierte Daten für die externe Berichterstattung. Diese Daten können niemals zu einer bestimmten Person zurückverfolgt werden.

Wir verkaufen oder vermieten Ihre Daten niemals an Unternehmen oder Personen, die nicht zu Viapass gehören. Wir betrachten Ihre Daten als vertraulich.

In dem Fall, dass wir Ihre personenbezogenen Daten auf sonstige Weise an Dritte weitergeben, informieren wir Sie explizit darüber unter Angabe des Dritten, des Zwecks der Weitergabe und der Art der Verarbeitung. Soweit gesetzlich vorgeschrieben, holen wir hierfür Ihre ausdrückliche Zustimmung ein. Sie haben auch immer die Möglichkeit, zu widersprechen.

6. Verarbeitet Viapass Ihre personenbezogenen Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR)?

Viapass ist grundsätzlich bestrebt, keine personenbezogenen Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) zu verarbeiten. In Ausnahmefällen können einige Daten für die oben beschriebenen Zwecke außerhalb des EWR gespeichert oder übermittelt werden. Solche Übermittlungen können über Dienstleister erfolgen, die außerhalb des EWR ansässig sind, oder die Daten können auf einem Server außerhalb des EWR gespeichert werden, oder die Daten können von außerhalb des EWR zugänglich sein.

In diesem Zusammenhang verpflichtet sich Viapass, ein angemessenes und ausreichendes Schutzniveau für Ihre Daten zu gewährleisten, insbesondere durch einen Angemessenheitsbeschluss gemäß Artikel 45 DSGVO für das Land, in das die Daten übermittelt werden, durch Standardvertragsklauseln gemäß Artikel 46 Absatz 2 DSGVO oder durch andere geeignete Garantien, die in Kapitel V DSGVO vorgesehen sind.

Wenn Sie Fragen zur Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten außerhalb des EWR haben, senden Sie bitte ein datiertes und unterzeichnetes Auskunftsersuchen an Viapass (Kontaktdaten siehe Abschnitt 11).

7. Was ist mit Links zu anderen Websites und sozialen Medien?

Die Website von Viapass enthält Verweise (z. B. Hyperlinks, Social-Media-Plug-ins, Links zu Social-Media-Plattformen) auf andere Websites, die von anderen Unternehmen oder über soziale Medien bereitgestellt werden. Viapass ist weder für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch diese Websites verantwortlich, noch gilt diese Datenschutzrichtlinie für diese Websites. Viapass empfiehlt Ihnen, die Datenschutzrichtlinien dieser Websites oder sozialen Medien zu prüfen.

Auf unserer Website können Sie Inhalte über LinkedIn und Facebook teilen oder Videos über YouTube ansehen. Wenn Sie diese Funktionen des Social-Media-Plug-ins (z. B. den „Share-Button“) nutzen, werden Informationen über Ihre Nutzung direkt von Ihrem Browser an das jeweilige soziale Netzwerk übermittelt. Wenn Sie während Ihres Besuchs auf unserer Website bereits bei einem sozialen Netzwerk registriert sind, kann der Betreiber dieses sozialen Netzwerks den Besuch über die Social-Media-Plug-ins Ihrem persönlichen Konto zuordnen. Wenn Sie nicht bereits Mitglied eines sozialen Netzwerks sind, können die sozialen Netzwerke dennoch über die Social-Media-Plug-ins Ihre IP-Adresse und Informationen über den Browser und das Betriebssystem, das Sie verwenden, erhalten und speichern.

Wenn Sie Inhalte von unserer Website direkt auf der Seite sozialer Medien teilen, sind Ihre personenbezogenen Daten für die Besucher dieser sozialen Medien sichtbar. Umfang und Zweck der Datenerhebung und der Weiterverarbeitung und Nutzung der Daten durch die sozialen Netzwerke sowie Informationen über Rechte und Einstellungen zum Schutz Ihrer Privatsphäre entnehmen Sie bitte den Datenschutzrichtlinien der sozialen Netzwerke (hier abrufbar: Facebook, LinkedIn und YouTube).

8. Wie schützen wir Ihre personenbezogenen Daten?

Viapass ergreift angemessene Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten vor Vernichtung, Verlust, Veränderung oder sonstiger unbefugter Verarbeitung zu schützen. Unsere Mitarbeiter sind für den ordnungsgemäßen Umgang mit vertraulichen Daten geschult. Wir beschäftigen Mitarbeiter, die die Sicherheit unserer Infrastruktur gewährleisten, und kaufen spezialisierte Dienstleistungen für die Sicherheit unserer IT-Infrastruktur ein. Außerdem ergreifen wir verschiedene technische Maßnahmen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten. Sollte es zu einem Datenleck mit nachteiligen Auswirkungen auf Ihre personenbezogenen Daten kommen, werden Sie unter den gesetzlich vorgesehenen Umständen persönlich benachrichtigt.

9. Wie lange bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten auf?

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nicht länger aufbewahren, als es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist, wobei wir etwaige gesetzliche Aufbewahrungspflichten einhalten. Die Aufbewahrungsfrist kann daher für jeden Zweck unterschiedlich sein. Nach Ablauf der geltenden Aufbewahrungsfristen werden die personenbezogenen Daten vollständig anonymisiert oder gelöscht. Wenn Sie beispielsweise mit uns Kontakt aufnehmen, werden die Nutzerdaten bis zu 24 Monate nach dem letzten Kontakt zu diesem Vorgang gespeichert.

10. Welche Rechte haben Sie?

Sie haben eine Reihe von Rechten in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Sie haben das Recht:

• kostenlosen Zugang zu den von Viapass verarbeiteten personenbezogenen Daten zu beantragen und eine Kopie dieser Daten zu erhalten,
• die Berichtigung Ihrer Daten zu verlangen, wenn Sie der Meinung sind, dass die Daten unrichtig sind,
• die Löschung Ihrer Daten oder die Einschränkung ihrer Verarbeitung zu verlangen,
• der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widersprechen, und zwar ohne Begründung im Falle von Direktmarketing oder in anderen Fällen mit Begründung,
• die Übertragbarkeit Ihrer Daten zu verlangen,
• nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie auf sonstige Weise erheblich beeinträchtigt,
• Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen. Dies ist die belgische Datenschutzbehörde, Postanschrift: Drukpersstraat 35, 1000 Brüssel, E-Mail-Adresse: contact@apd-gba.be.

Beruht die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Der Widerruf Ihrer Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der auf der Einwilligung beruhenden Verarbeitung vor dem Widerruf.

Sie können Ihren datierten und unterzeichneten Antrag auf der Grundlage der oben genannten Rechte per E-Mail an dpo_office@viapass.be oder per Brief an Viapass, De Koninckstraat 40, Postfach 19, 1080 Brüssel senden. Ohne Identitätsnachweis kann Viapass Ihren Antrag nicht bearbeiten. Bitte beachten Sie, dass die einschlägigen Rechtsvorschriften Ausnahmen vorsehen oder Bedingungen für die Ausübung der oben genannten Rechte festlegen können.

11. Haben Sie Fragen?

Wenn Sie Fragen zu unserer Datenschutzrichtlinie haben oder sich mit uns in Verbindung setzen möchten, um Ihre Daten zu ändern, sind wir jederzeit bereit, Ihnen eine angemessene Antwort zu geben. Sie können uns per E-Mail, schriftlich oder telefonisch unter den unten stehenden Kontaktdaten erreichen. Auf diesem Weg können Sie auch eine Beschwerde einreichen, die wir so schnell wie möglich ordnungsgemäß bearbeiten werden. Sollten Sie mit unserer Antwort nicht zufrieden sein, können Sie sich auch an die Behörden und insbesondere an die Datenschutzbehörde (GBA) wenden. Die Kontaktdaten finden Sie auf deren Website.

Unsere Kontaktdaten:
Viapass
De Koninckstraat 40, Postfach 19
1080 Brüssel
E-Mail: dpo_office@viapass.be